Как понять бухгалтера, или бухгалтерский учет для руководителя

http://www.gorodnews.ru - Добавил smi 4519 дней назад в категорию Бизнес и экономика

Материал написан одним из самых авторитетных и уважаемых в смоленском деловом сообществе финансистом, генеральным директором консалтинговой компании "ДелКонс" Ярославом Хатрусовым. В зависимости от уровня образования и опыта читателя материал можно рассматривать и как своеобразный ликбез, и как сборник ответов на наиболее часто задаваемые руководителями вопросы, и как краткое пособие для внутреннего обучения менеджмента младшего и среднего звена. В любом случае, это чрезвычайно интересное и познавательное чтение, написанное простым и доступным языком.

Исходный текст оказался слишком велик, чтобы опубликовать целиком, поэтому в конце статьи вы найдете слова "окончание следует", а также краткий анонс тем, о которых пойдет речь во второй части публикации.

Если вы, в свою очередь, хотите поделиться своим опытом руководства или вынести на обсуждение кейсы, напишите нам на адрес portfel@gorodnews.ru.





От автора



За время работы аудитором и в дальнейшем руководителем аутсорсинговой компании я понял, что руководители предприятий считают бухгалтерский учет чем-то непонятным, сложным, запутанным и всеми силами стараются избежать любого соприкосновения с ним. При этом руководители подписывают бухгалтерскую отчетность, они же несут ответственность за достоверность содержащихся в ней данных, общаются с финансовыми, контролирующими и иными заинтересованными сторонами. Другими словами, избежать связи с бухгалтерским учетом не удается, а вот понять, что стоит за цифрами и формами не получается. Все вышесказанное и подвигло написать данную статью. Надеюсь, что она окажется полезной и как минимум позволит разговаривать на одном языке - бухгалтерском.



Место и основные принципы бухгалтерского учета в деятельности организации



На самом деле КАЖДЫЙ руководитель занимается бухгалтерским учетом. Только в несколько иной форме, которая называется управленческий учет. В чем-то этот учет шире, в чем-то уже и подчиняется внутреннему регламенту организации. Однако все те же первичные документы являются основой для группировки и принятия управленческих решений. Так, практически каждый руководитель использует смету доходов и расходов (аналог в бухгалтерском учете - отчет о прибылях и убытках); бюджет движения денежных средств (в бухгалтерском учете - отчет о движении денежных средств); имеет сведения об имуществе, должниках и т.п. (в бухгалтерском учете - баланс).

В то же время бухгалтерский учет в достаточной мере отличается от управленческого. Прежде всего тем, что он регламентирован законодательно. В отношении некоторых правил организациям предоставлено право выбора, но опять же в строго оговоренных пределах. Это делает бухгалтерский учет не полностью соответствующим фактическому положению вещей, но в данном случае выбирать не приходится. С другой стороны подобная стандартизация позволяет сделать данные сопоставимыми.

Бухгалтерский учет подчиняется определенным принципам, или, точнее, договоренностям. Основным в том плане, что он относится скорее к практическим моментам, нежели к теоретическим, является принцип временного соответствия, т.е. хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в момент их совершения. Очень часто именно этот принцип руководители не понимают. Многим доводилось слышать или говорить такие слова, как "откуда прибыль, если денег нет" или "потратил больше, чем получил, а тут прибыль какая-то". Попробуем разобраться - что же стоит за этим принципом? И здесь как раз может помочь управленческий учет. Допустим, начинается новый бизнес, и инициатор идеи подсчитывает его перспективность.



Пример 1.



Пара галош стоит у поставщика 100 руб. при условии приобретении 50 пар. Есть потенциальный покупатель на 30 пар по 120 руб. за пару и покупатель на 20 пар по 110 руб. за пару. Очевидно, что стоимость приобретенных галош составит 5000 руб. (100 руб.* 50 шт.). Выручка от реализации 5800 руб. ((120 руб. * 30 шт.) + (110 руб. * 20 шт.)). Прибыль 800 руб. (5800 руб. - 5000 руб.). В этом примере, как правило, все понятно и вопросов не возникает. Поэтому примеры будем усложнять.



Пример 2.



Предположим, что оплату за галоши поставщику необходимо произвести в момент получения товара, а покупатель готов купить на заданных условиях с отсрочкой платежа в 1 месяц. С точки зрения управленческого решения (при условии пренебрежения альтернативными вариантами) сделка является выгодной и ее нужно принимать. Как правило, в месяце приобретения и отгрузки товаров возникает непонимание между руководителем и бухгалтером по поводу момента определения прибыли. Руководитель считает, что прибыль будет после получения денег от покупателя, а бухгалтер настаивает, что в момент отгрузки. С точки зрения бухгалтерского учета прав бухгалтер, который руководствуется следующей логикой. Товар передан покупателю и тот вправе распоряжаться им по своему усмотрению - независимо от того, оплатил он его или нет. В этот же период нужно списать и себестоимость товара, поскольку в наличии у нас его более нет и учитывать нечего. Появившаяся разница и есть ни что иное, как прибыль от реализации. Долг покупателя отражается в составе дебиторской задолженности. Взыскание денег является отдельной бизнес-операцией. В противном случае получение предоплаты от покупателя следовало бы по аналогии считать прибылью, причем в полном размере получения или что еще более наглядно прибылью пришлось бы считать и полученный от финансового учреждения кредит. На самом деле в управленческом учете присутствует такая же логика. Путаница возникает из-за попытки совместить в одном два дополняющих, но разных отчетов - Доходов и расходов и Движения денежных средств.





Бухгалтерская отчетность



Комплект бухгалтерской отчетности состоит из следующих элементов:

- баланса;

- отчета о прибылях и убытках;

- приложений к ним и пояснительной записки (далее приложения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках и пояснительная записка именуются "Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках");

- аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Для практического применения достаточно иметь представление о Балансе, Отчете о прибылях и убытках и такого приложения, как Отчет о движении денежных средств. Все остальное - дело бухгалтера и заинтересованных пользователей.

Баланс (также именуется - Форма 1) обобщает данные в стоимостном выражении об имуществе и источниках финансирования имущества организации. В активах показываются данные по имуществу организации, которые разделяются на внеоборотные активы (из экономической теории - это средства производства (основные средства) и долгосрочные финансовые вложения).

В пассивах отражаются источники образования имущества, в свою очередь разделяющиеся на собственные (уставный капитал, чистая прибыль и т.п.) и заемные (долгосрочные и краткосрочные). Заемные в данном случае следует понимать не только по договорам займа или кредита, а в более широком смысле. Сюда включаются и долги по заработной плате, по налогам, задолженность перед поставщиками.

Для чего нужно разделение активов и пассивов на долгосрочные и краткосрочные? Как для внутренних целей, так и для заинтересованных сторон такая структура позволяет оценить финансовое положение организации. Давайте обратимся к примерам - это самый простой и наглядный способ понять логику.



Пример 1.

Данные по организации приведены в балансе.



Актив

Внеоборотные активы Основные средства 1 000 000 руб.

Всего 1 000 000 руб.

Оборотные активы Товары 500 000 руб.

Дебиторская задолженность покупателей 200 000 руб.

Денежные средства 100 000 руб.

Всего 800 000 руб.

Всего активов 1 800 000 руб.

Пассив

Капитал и резервы Уставный капитал 100 000 руб.

Всего 100 000 руб.

Долгосрочные обязательства Долгосрочные кредиты банков 500 000 руб.

Всего 500 000 руб.

Краткосрочные обязательства Краткосрочные кредиты банков 500 000 руб.

Кредиторская задолженность поставщиков 700 000 руб.

Всего 1 200 000 руб.

Всего пассивов 1 800 000 руб.



Анализируя баланс, можно увидеть, что в ближайшее время необходимо погасить обязательства в сумме 1 200 000 руб., которые складываются из краткосрочных кредитов банков и кредиторской задолженности поставщиков. Из каких средств можно это сделать? Из актива видно, что имеется остаток денежных средств в сумме 100 000 руб., дебиторская задолженность покупателей, которая при взыскании принесет еще 200 000 руб., и стоимость товаров (которые необходимо продать и также взыскать деньги с покупателей) позволяет найти еще 200 000 руб. Суммируя эти цифры, получаем 800 000 руб., которые можно направить на погашение задолженности.

Как видим, указанных средств не хватает на погашение краткосрочных обязательств, что говорит о финансовом положении, как крайне неустойчивом. Организации нужно искать другие источники финансирования или продавать основные средства, что не всегда быстро и просто сделать. Порой это может означать крах бизнеса, т.к. в отсутствие основных средств он просто может не иметь возможности продолжаться. Также не стоит забывать и о полном отсутствии товаров, что также делает торговый бизнес бессмысленным. Заинтересованные пользователи вряд ли станут иметь дело с такой организацией.



Пример 2.

Данные по организации приведены в балансе.



Актив

Внеоборотные активы Основные средства 1 000 000 руб.

Всего 1 000 000 руб.

Оборотные активы Товары 800 000 руб.

Дебиторская задолженность покупателей 200 000 руб.

Денежные средства 300 000 руб.

Всего 1 300 000 руб.

Всего активов 2 300 000 руб.

Пассив

Капитал и резервы Уставный капитал 100 000 руб.

Всего 100 000 руб.

Долгосрочные обязательства Долгосрочные кредиты банков 1 000 000 руб.

Всего 1 000 000 руб.

Краткосрочные обязательства Краткосрочные кредиты банков 500 000 руб.

Кредиторская задолженность поставщиков 700 000 руб.

Всего 1 200 000 руб.

Всего пассивов 2 300 000 руб.



Из приведенного баланса видно, что внеоборотные активы финансируются за счет долгосрочных кредитов банка. Оборотных активов достаточно для погашения краткосрочных обязательств.

Если из величины краткосрочных активов вычесть сумму краткосрочных обязательств, то получим сумму рабочего капитала. В данном примере она составит 100 000 руб.



Для чего составляется баланс?



Как оговаривалось выше и пояснялось на примерах, считается, что заинтересованные пользователи на его основе могут получить представление о финансовом положении организации и ее платежеспособности. Данное положение очень спорно, поскольку не ясна структура активов и обязательств (насколько ликвидные активы и т.п.) и самое главное - баланс представляет собой моментный показатель, т.е. составляется на определенную дату. Наверняка многие сталкивались с "подгонкой" баланса под требования банка для получения кредита, когда, например, на дату составления баланса отражались товары на складе, хотя уже на следующий день они будут проданы.

Дополнить данные баланса и раскрыть финансовые успехи или неудачи может Отчет о прибылях и убытках (Форма 2). Данный отчет составляется за период времени, в отличие от Баланса, составляемого на момент времени. Таким периодом является год (с 1 января по 31 декабря).

В первую очередь в Отчете о прибылях и убытках показываются результаты основной деятельности - это выручка от реализации (за вычетом НДС и иных косвенных налогов) и себестоимость товаров, продукции, услуг (без коммерческих и управленческих расходов). Разница между этими показателями представляет валовую прибыль. Более понятно этот показатель можно назвать суммой наценки по реализованным товарам.

Далее идут коммерческие расходы и управленческие расходы, которые уменьшают валовую прибыль и дают величину прибыли или убытка от продаж. Эти расходы выведены в отдельные строки для того, чтобы можно было оценить эффективность деятельности организации. Можно с определенным допуском сказать, что на валовую прибыль оказывают влияние внешние факторы (состояние рынка, цен и т.п.). Коммерческие же и управленческие расходы находятся в сфере внутреннего контроля организации (конечно с оговоркой на условность этого утверждения) и показывают при каких затратах была получена валовая прибыль.

Далее показываются доходы и расходы, которые, если так можно сказать, не связаны непосредственно с деятельностью организации, ради которой она создавалась. К ним относятся проценты к получению, проценты к уплате, доходы от участия в других организациях, прочие доходы и прочие расходы.

Напомню, что данные в Отчете о прибылях и убытках отражаются по методу "начисления" и не зависят от того, оплачены доходы и расходы или нет. Об этом подробнее говорилось в предыдущей части.

Как и у баланса, у отчета о прибылях и убытках также имеются недостатки. И основным является именно тот факт, что данные в нем показываются по начислению. Организация может сработать с высокой прибылью, но она никогда может не быть получена в денежной форме. Дебиторы могут разориться или затягивать с оплатой, в то время, как кредиторы требовать ее своевременно. Оценить качество работы по движению денежных средств призван Отчет о движении денежных средств. Составляется он в разрезах текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. В отчете показываются данные по поступлениям денежных средств и по выбытиям, а также остаток денежных средств на начало и на конец отчетного периода.

На этом обзор форм отчетности можно закончить. Остается добавить разве, что все описанные формы имеют взаимоувязку. Это и неудивительно, ведь в них отражается одна и та же информация, по одной и той же организации, характеризующая одну и ту же деятельность. Различается лишь форма представления и акценты.
Подписывайтесь на наш Telegram, чтобы быть в курсе важных новостей Смоленска

Читайте также

Добавить комментарий

Войдите, чтобы комментировать или зарегистрируйтесь здесь