Смоленск 2.0

Общая характеристика процесса

Что же такое кадровый документооборот? Им называется перечень определенных логических и последовательных действий с кадровой документацией, включающей ее прием, хранение, передачу, обработку и архивирование.

От того, насколько правильно удалось компании организовать кадровый документооборот, напрямую зависит эффективность трудовых отношений, а также качество и надежность оформления всех кадровых процессов, происходящих в компании.

Основные задачи кадрового документооборота

Данный документооборот в компании может решить множество вопросов, регулирующим различные стороны трудовых отношений.

Основные задачи кадрового документооборота:

• отметка факта начала трудовых отношений с работником и его законное трудоустройство;


• сдача необходимой отчетности по персоналу;


• регулирование всех форм трудовых процессов компании;


• организация грамотного и комфортного процесса управления персоналом;


• разрешение различного рода конфликтных ситуаций между работниками или работодателем;


• оформление, закрепление и контроль правил и процедур взаимодействия работника и работодателя.

Виды кадровых документов

Ознакомимся с основными видами кадровых документов, которые касаются некоторых кадровых процессов и управления персоналом и регулируются нормами ТК РФ.

Принятие на работу:

• подготовка трудового договора;


• заявление о принятии на работу;


• приказ о приеме;


• заключение соглашения об обработке персональных данных;


• книга учета трудовых книжек;


• положение о материальной ответственности.

Перевод работника:

• заявка на перевод;


• регламент осуществления перевода;


• оформление дополнительного соглашения к трудовому договору.

Отпуск или временное отсутствие работника:

• утверждение графика отпусков;


• заявление на перенос отпуска.


• заявление на предоставление отпуска;


• больничный по болезни;


• заявление об отпуске по причине учебы;


• приказ об отпуске


• годовой план диспансеризации;


• заявление на отпуск за свой счет.

Сверхурочная работа:

• документ, удостоверяющий вызов работника;


• согласие работать сверхурочно;


• приказ о допуске к сверхурочным работам.


• уведомление о возможности отказаться.

Командировки:

• пояснительная записка;


• направление в командировку;


• отчет о пребывании в командировке;


• представление авансового отчета;


• заявление о продлении.

Основные типы документооборота

Тип документооборота показывает то, как организовано перемещение документов в компании: их учет и другие операции с ними. Это своего рода схемы. Каждый тип документооборота регламентирован законодательством. Задачей каждого из типов является регламентирование того или иного этапа реализации трудовых отношений между работником и работодателем. При этом компании нужно оптимизировать свой кадровый документооборот.

Основные типы кадрового документооборота:

• Централизованный. Предполагает объединение всей документации в одном месте - например в отделе кадров или канцелярии. Именно оттуда осуществляются все операции с документами.


• Децентрализованный. Название говорит само за себя - все документы могут храниться в нескольких местах, но подчиняются все они одному регламенту. Данный тип управления документооборотом обычно используется в компаниях с филиалами в разных городах и странах.


• Смешанный. Это своеобразный гибрид двух вышеперечисленных типов.

Каждый из представленных типов организации кадрового документооборота и учета подходит для определенной группы компаний.

Ведение кадрового документооборота в любой компании - вещь непростая. Именно поэтому многие собственники с целью “упростить жить” как себе, так и своему отделу кадров используют различные сервисы для внедрения кадрового электронного документооборота.

Таким сервисом является и наш сервис “Добыто”. Это не просто удобная и функциональная система ведения КЭДО. Она также обеспечить безопасное хранение всей вашей документации и личных дел каждого сотрудника. Продуманный функционал, высокая скорость работы, российское ПО - все это поможет построить организацию кадрового делопроизводства как с нуля, так и реформировать уже действующую систему.

Спешите опробовать бесплатную демоверсию системы “Добыто”! Для этого просто напишите нам на e-mail info@dobyto.ru или позвоните 8-499-302-31-83.

Иллюстрация к статье: Яндекс.Картинки